近几年,企业电子化办公的趋势愈演愈烈,不少企业都已经开始使用各种软件和设备来优化内部工作流程,从而达到提升工作效率和降低综合成本的目的。
其中非常具有代表性的是,不少HR已经开始利用电子合同来提升劳动合同及相关协议签署效率——因为签署一份纸质合同,意味着一次打印、若干张A4纸、至少一次以上的快递或面签,以及一份储存空间的消耗,这其中未计算合同从开始发起,到签署完成的隐性时间成本,由此产生的人力、物力和时间成本带来的问题正日渐突出。
此外,劳动合同也是企业风控与合规的一大“重地”,未及时签订、冒签、内容被篡改等,不仅会导致企业不必要的赔偿和支出,长远看还会对企业品牌及声誉造成可大可小的损害。
1、线上签协议,信息更安全
签订劳动合同,只是用人单位与劳动者之间最基础的法律文书。随着技术化、商业化程度越来越高,竞业协议、保密协议等的签订成为不少企业必不可少的工作。使用电子劳动合同,HR 可以利用合同模板功能,根据不同的岗位(如技术、管理、销售等岗位)生成相应的协议。协议生成后,只需要用电脑或者手机,就能在1分钟内完成签署,保证相关工作的顺利开展。
2、人事调整,签署更隐秘
在企业不断发展的过程中,员工调薪、调岗的现象并不罕见。通过电子劳动合同的管理功能,HR 可以非常快速便捷地在线搜索、调取、查阅此前公司与每一个员工签订的合同,以便领导层制定出合适的岗位与薪资调整范围,并使用新增电子合同的方式,完成对原有劳动合同的修改与补充。另一方面,通过电脑或手机进行合同签署,也使得调薪调岗这种较为敏感的人事操作更加隐秘,避免影响其他员工情绪。
3、文件“交接”,流程更顺畅
随着企业的壮大、人员的增加,许多企业对于与之相关的物料、文件申领交接都有较为严格的规范。过去这类交接往往使用纸质登记表的方式,其不但会存在冒领物料、冒签名的情况,还容易因为各种原因而造成登记表的损坏甚至丢失。使用电子劳动合同进行内部流程规范,不但让申领物料和传递文件可以落实到责任人,后续要查询流转情况的时候也更为方便。
4、离职管理,电子合同更合规
在现代商业社会,员工离职的情况越来越常见。在部分实际案例中,由于离职协议的操作不规范,劳资双方的关系没有厘清,或者离职协议被篡改等原因,导致企业付出不必要赔偿的事情时有发生。使用电子劳动合同,企业可以利用实名认证功能,保证离职员工的真实身份,并且可以将协议保存到云端,方便随时调用。一旦发生纠纷,就能够立刻举证,保障自己的合法权益。
据国家统计局数据,2018年,国内劳动年龄人口总量近9亿人,就业人口总量达7.8亿人,这不仅表明了国内拥有的丰富劳动力资源,同时也意味着海量劳动关系的建立和解除,都在通过劳动合同这种形式来承载和体现。
如今这种形式正在逐渐由线下的纸质形式变为线上的电子形式。一个可以说明电子劳动合同应用趋势的事实是,上海外服、CDP、红海科技、BIPO、埃摩森、金蝶等企业,均已在人力资源版块启用了法大大电子合同。
专家观点
劳动合同电子化已经形成了一定的认知和趋势,在未来一段时间内会形成一种业务+形式+流程+取证+判定等多方面的调整和改变。
——白永亮,用工管理专家,白话劳动法创始人
“劳动合同电子化”是对传统纸质劳动合同的颠覆,彻底摒弃了“白纸黑字”的传统签订方式,真正达到了劳动合同的“无纸化”。电子合同的实施既有利于环保、节省纸张,还可以在技术层面做到比纸质合同更安全可靠,同时也符合现行的法律规定。
——梅臻律师,法大大联合创始人兼首席法务官
这是法大大在国家级媒体《中国人力资源社会保障》刊发的第1篇专栏。该专栏于2019年7月11日得到首发，法大大同时也是该杂志的理事会副理事长单位。
作为专业的第三方电子合同平台，法大大致力于通过便捷、安全、合规的新兴数字化签约方式，为各行各业“守护互联网时代的契约精神”。我们将结合实际案例及经验，通过该专栏，为大家科普电子合同于人力资源之应用及效能，力求全面扼要地让大家了解这项新的“法律科技”。
《中国人力资源社会保障》是中华人民共和国人力资源和社会保障部主管的国家级媒体,由中国劳动保障报社主办,是劳动保障部门唯一工作指导期刊,为国内外公开发行的劳动保障领域主流媒体。
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