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法大大:电子劳动合同如何影响HR?

字号+ 来源:大众新闻 2020-06-16 点击: 我要评论

近几年,企业电子化办公的趋势愈演愈烈,不少企业都已经开始使用各种软件和设备来优化内部工作流程,从而达到提升工作效率和降低综合成本的目的。

其中非常具有代表性的是,不少HR已经开始利用电子合同来提升劳动合同及相关协议签署效率——因为签署一份纸质合同,意味着一次打印、若干张A4纸、至少一次以上的快递或面签,以及一份储存空间的消耗,这其中未计算合同从开始发起,到签署完成的隐性时间成本,由此产生的人力、物力和时间成本带来的问题正日渐突出。

此外,劳动合同也是企业风控与合规的一大“重地”,未及时签订、冒签、内容被篡改等,不仅会导致企业不必要的赔偿和支出,长远看还会对企业品牌及声誉造成可大可小的损害。

1、线上签协议,信息更安全

签订劳动合同,只是用人单位与劳动者之间最基础的法律文书。随着技术化、商业化程度越来越高,竞业协议、保密协议等的签订成为不少企业必不可少的工作。使用电子劳动合同,HR 可以利用合同模板功能,根据不同的岗位(如技术、管理、销售等岗位)生成相应的协议。协议生成后,只需要用电脑或者手机,就能在1分钟内完成签署,保证相关工作的顺利开展。

2、人事调整,签署更隐秘

在企业不断发展的过程中,员工调薪、调岗的现象并不罕见。通过电子劳动合同的管理功能,HR 可以非常快速便捷地在线搜索、调取、查阅此前公司与每一个员工签订的合同,以便领导层制定出合适的岗位与薪资调整范围,并使用新增电子合同的方式,完成对原有劳动合同的修改与补充。另一方面,通过电脑或手机进行合同签署,也使得调薪调岗这种较为敏感的人事操作更加隐秘,避免影响其他员工情绪。

3、文件“交接”,流程更顺畅

随着企业的壮大、人员的增加,许多企业对于与之相关的物料、文件申领交接都有较为严格的规范。过去这类交接往往使用纸质登记表的方式,其不但会存在冒领物料、冒签名的情况,还容易因为各种原因而造成登记表的损坏甚至丢失。使用电子劳动合同进行内部流程规范,不但让申领物料和传递文件可以落实到责任人,后续要查询流转情况的时候也更为方便。

4、离职管理,电子合同更合规

在现代商业社会,员工离职的情况越来越常见。在部分实际案例中,由于离职协议的操作不规范,劳资双方的关系没有厘清,或者离职协议被篡改等原因,导致企业付出不必要赔偿的事情时有发生。使用电子劳动合同,企业可以利用实名认证功能,保证离职员工的真实身份,并且可以将协议保存到云端,方便随时调用。一旦发生纠纷,就能够立刻举证,保障自己的合法权益。

据国家统计局数据,2018年,国内劳动年龄人口总量近9亿人,就业人口总量达7.8亿人,这不仅表明了国内拥有的丰富劳动力资源,同时也意味着海量劳动关系的建立和解除,都在通过劳动合同这种形式来承载和体现。

如今这种形式正在逐渐由线下的纸质形式变为线上的电子形式。一个可以说明电子劳动合同应用趋势的事实是,上海外服、CDP、红海科技、BIPO、埃摩森、金蝶等企业,均已在人力资源版块启用了法大大电子合同。

专家观点

劳动合同电子化已经形成了一定的认知和趋势,在未来一段时间内会形成一种业务+形式+流程+取证+判定等多方面的调整和改变。

——白永亮,用工管理专家,白话劳动法创始人

“劳动合同电子化”是对传统纸质劳动合同的颠覆,彻底摒弃了“白纸黑字”的传统签订方式,真正达到了劳动合同的“无纸化”。电子合同的实施既有利于环保、节省纸张,还可以在技术层面做到比纸质合同更安全可靠,同时也符合现行的法律规定。

——梅臻律师,法大大联合创始人兼首席法务官

这是法大大在国家级媒体《中国人力资源社会保障》刊发的第1篇专栏。该专栏于2019年7月11日得到首发,法大大同时也是该杂志的理事会副理事长单位。

作为专业的第三方电子合同平台,法大大致力于通过便捷、安全、合规的新兴数字化签约方式,为各行各业“守护互联网时代的契约精神”。我们将结合实际案例及经验,通过该专栏,为大家科普电子合同于人力资源之应用及效能,力求全面扼要地让大家了解这项新的“法律科技”。

法大大:电子劳动合同如何影响HR?

《中国人力资源社会保障》是中华人民共和国人力资源和社会保障部主管的国家级媒体,由中国劳动保障报社主办,是劳动保障部门唯一工作指导期刊,为国内外公开发行的劳动保障领域主流媒体。

杂志以“权威解读政策法规,全力关注民生动态”为宗旨,主要内容为发布党和国家劳动保障大政方针、法律法规,准确传达劳动保障重要工作部署,权威解读劳动保障最新政策法规,全面报道各地劳动保障工作的最新动态,深入探讨劳动保障领域热点、难点、重点问题,是党政领导干部、劳动保障工作者、企事业单位工会和人力资源管理部门、学术研究机构掌握与了解劳动保障工作要点的必备读物。

简单点说,这个国家级媒体记录了国家主管部门在人力资源和劳动保障工作的指导思想和政策方针,囊括了国内人力资源领域的新动向和解决方案。

编辑:热浪

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